Soirée du 2 mars 2006 - Les bases de données

Une base de données, généralement appelée BD est un fichier informatique structuré et organisé permettant le stockage de grandes quantités d'informations afin d'en faciliter l'exploitation (ajout, mise à jour, recherche de données).
Une base de données se traduit physiquement par un ensemble de fichiers sur disque.
Ces données doivent pouvoir être utilisées par des utilisateurs différents. Ainsi, meme si la plupart des BD sont mono utilisateur, la notion de base de données est généralement couplée à celle de réseau, afin de pouvoir mettre en commun ces informations, d'où le nom de base.
le premier système de base de données a été conçu pour la gestion des données du programme Apollo de la NASA lancé par John F. Kennedy le 25 mai 1961


La gestion et l'accès à une base de données sont assurés par un ensemble de programmes qui constituent le Système de gestion de base de données (SGBD).

Fonctions d'un SGBD
• Ajout de données
Un SGBD doit permettre l'ajout de données.
• Mise à jour des données
Les données doivent être modifiables.
• Recherche des données
La recherche des données est un point crucial. Il faut que le SGBD puisse restituer les données rapidement.

• manipuler les données présentes dans la base de données (insertion, suppression, modification, automatisation de fonctions par scripts ( recherches -> tri -> impression)

Une base de données peut être locale, c'est-à-dire utilisable sur une machine par un utilisateur, ou bien répartie, c'est-à-dire que les informations sont stockées sur des machines distantes et accessibles par réseau.
L'avantage majeur de l'utilisation de bases de données est la possibilité de pouvoir être accédées par plusieurs utilisateurs simultanément.


Les principaux SGBD
Les principaux systèmes de gestion de bases de données sont les suivants :
• Borland Paradox
• Filemaker
• Quatrième Dimension 4D
• Microsoft SQL server
• Microsoft Access
• Microsoft FoxPro
• Oracle
• Sybase
• MySQL




Création d'une base de données

1- Création des rubriques
Une base de données est constituée des fiches, chaque fiche contenant les mêmes rubriques. avant toute création d'une base il est donc nécessaire de définir avec précision le type de rubriques qui constitueront la base.

Les rubriques sont généralement de type:

- Alphanumérique (nom, texte, nombre)
- Date heure
- Multimédia (sons, films, photo)
- Calcul (age = année d'aujourd'hui - année de naissance)
- Statistique (la somme la moyenne, le maximum, le minimum de données de l'ensemble de la base ou d'une sélection)

2-Création de l'interface utilisateur.
Une fois créées, les fiches présentent les rubriques dans une interface utilisateur conviviale, les rubriques regroupées par thème. Des outils permettent de créer cadres, ou d'importer des images dessinées dans un éditeur d'images (Photoshop par exemple)

Certaines rubriques se prêtent particulièrement aux menus déroulants, au cases à cocher ou aux boutons de sélection. Dans ce cas pourquoi ne pas créer des listes ou l'utisateur n'aura pour seul effort de saisie de cocher tel ou tel mot.

Si votre base est constituée d'un nombre important de rubriques, il faudra envisager de les répartir sur plusieurs écrans (on parle de modèles). Il faudra alors prévoir un bouton de navigation entre les différents modèles (si possible le plus évocateur possible pour ne pas dérouter les autres utilisateurs éventuels.

3-Automatiser des fonctions de recherches ou de tris

les SGBD permettent à l'aide d'un langage de programmation, d'automatiser certaines fonctions. Ils différent souvent par la difficulté de mise en oeuvre de cet outil. Filemaker Pro semble particulièrement adapté au débutants le langage de programmation est assez proche de langage habituel (rechercher-trier-supprimer une ficher-activer le modele... etc...)

Soirée du 2 février 2006 - Les organisateurs

OUTLOOK

Outlook, est un programme de gestion d'information de bureau faisant partie de la famille Office. Il vous aide à gérer votre courrier, vos rendez-vous, contacts et tâches journalières. Il vous permet également de suivre les activités, d'ouvrir et d'afficher les documents ainsi que de partager des informations avec vos confrères dans le cadre d’un travail de groupe.
Afin de vous donner une idée un peu plus précise des fonctionnalités de ce logiciel et en quoi il peut vous être utile, nous verrons ci-après une brève description de ses multiples possibilités.

Le module «Outlook Aujourd’hui»

Il permet de voir d’un coup d’œil l’organisation de la journée de travail et les courriers à traiter.

Le module «Calendrier»
Permet d'assurer le suivi de votre agenda et de planifier des réunions avec d'autres personnes. Vous pouvez planifier des événements, tels que des anniversaires ou des séminaires, et indiquer dans votre agenda la disponibilité des plages horaires. Outlook vous prévient lorsqu'une demande de réunion ou un rendez-vous entre en conflit, précède ou suit une réunion ou un rendez-vous planifiés. Utilisez le Navigateur de Dates pour trouver rapidement et afficher des informations dans votre agenda, ainsi que pour déplacer rapidement une activité d'un jour à l'autre. La Liste des Tâches quant à elle permet de visualiser les tâches prévues dans la journée afin d'organiser votre temps de travail. Bien entendu, vous avez la possibilité d'imprimer votre calendrier quotidien et hebdomadaire, ainsi que votre liste des tâches.

Le module «Tâches»
Permet d'organiser votre liste des choses à faire personnelles et/ou professionnelles. Vous pouvez afficher votre liste des tâches dans le calendrier afin de visualiser rapidement les tâches qui doivent être réalisées à une date donnée ceci afin de planifier le temps de travail nécessaire. Ce module permet également d'indiquer le pourcentage de réalisation d'une tâche. A l'aide d'Outlook, classez rapidement votre travail par ordre de priorité et assignez des tâches à d'autres utilisateurs.

Le module «Contacts»
Permet d'assurer la mise à jour et la disponibilité des informations relatives à vos contacts professionnels et personnels. Trie et classe les contacts comme vous le souhaitez; stocke plusieurs noms de rue, numéros de téléphone et adresses de messagerie électronique pour chaque contact. Ce module permet également d'accéder directement à la page World Wide Web d'un contact quelconque.

Le module «Journal»
Permet d'enregistrer les interactions avec les contacts importants, d'enregistrer les éléments (tels que les messages électroniques) et les fichiers Outlook qui vous sont précieux. Enregistre tous les types d'activités en assurant leur suivi sans que vous deviez vous rappelez leur emplacement d'enregistrement. Le Journal Automatique garde une trace de vos activités réalisées avec les contacts spécifiés. Ce module vous offre également la possibilité d'enregistrer toutes les activités, conversations et lettres comprises et même de suivre la durée d'une conversation téléphonique ou de toute autre activité.

Le module «Notes»
Permet de prendre des notes rapides - à la manière des Post-it - en guise de rappels (questions, idées, instructions, etc.) ou d'inscrire du texte dans des notes afin de le réutiliser ailleurs. Vous pouvez afficher et parcourir rapidement les notes contenues dans un tableau d'affichage et les regrouper par catégories.

La «Synchronisation»
Permet de mettre à jour les données entre un Pocket PC ou un Palm et le logiciel et de les emporter avec soi pour les consulter et éventuellement les modifier en déplacement: elles seront automatiquement remises à jour en tre les deux appareils lors de la prochaine synchronisation.


Quelques fonctions approfondies
Outlook n'est pas un simple programme de messagerie, il intègre plusieurs autres modules, et il peut être intéressant de voir quelques astuces d'utilisations supplémentaires.

**Recherche rapide
Outlook intègre un puissant outil de recherche qui peut se baser sur n'importe quelle partie de texte existant dans votre dossier.

**Activer le dossier dans lequel vous désirez lancer la recherche et cliquer sur le bouton Rechercher
ou, cliquer sur le menu Outils puis sur les commandes Rechercher et Rechercher encore.
Saisir le texte recherché et cliquer sur le bouton Rechercher.
Outlook n'affichera alors que les messages contenant le texte recherché.
Vous pouvez totalement gérer votre emploi du temps grâce au calendrier d'Outlook. Il peut servir à noter vos rendez-vous, à vous rappeler que vous avez un quelque chose à faire à un moment précis et à ne pas oublier un anniversaire très important.

**Modifier l'affichage
Afin de ne voir que la partie utile de l'agenda, il est possible de choisir plusieurs modes d'affichage.
Dans la barre d'outils, cliquez sur les boutons suivant pour :
0. Jour : afficher un seul jour.
0. Semaine de travail : affiche ce que vous avez paramétré comme semaine de travail (du mardi au samedi par exemple).
0. Semaine : la semaine entière samedi et dimanche y compris.
0. Mois : le mois complet.
En affichage Jour, Semaine de travail ou Semaine, il suffit d'appuyer sur les touches ALT suivi d'un chiffre du haut du clavier alphabétique pour choisir le nombre de jours à afficher simultanément. ALT+0 affiche 10 jours. ALT+- affiche la semaine et ALT+= affiche le mois.

**Ouvrir le menu Affichage, puis choisir :
0. Volet de lecture afin d'afficher / masquer et choisir l'emplacement du volet permettant de voir le détail d'un rendez vous en cliquant simplement dessus.
0. Listes des taches afin d'afficher / masquer les taches dans la partie droite du calendrier.
0. Organiser par, Affichage actuel et enfin sur l'affichage souhaité afin de visualiser le calendrier de différentes façons.
Remarque : A noter que si vous changez souvent d'affichage, il est souhaitable de choisir la commande Afficher les vues dans le volet de navigation dans le menu Affichage, afin de choisir rapidement une vue en cliquant dessus directement dans la partie gauche de l'écran.

**Naviguer dans le calendrier
Afin de pouvoir atteindre rapidement une date ou une période dans votre calendrier, vous pouvez utiliser les manipulations suivantes.
0. Pour passer à la page suivante / précédente de l'affichage en cours, utiliser les touches ALT+PgSuiv et ALT+PgPréc.
0. Pour changer de mois, utiliser les boutons de part et d'autre du nom mois dans le volet de navigation.
0. Pour atteindre une date précise, appuyer sur les touches CTRL+ G, indiquer la date et le type d'affichage, OK.
0. Pour revenir à la date du jour, cliquer sur le bouton Aujourd'hui.

**Créer un rendez-vous rapidement
Pour créer rapidement un rendez-vous sans donner tous les détails, il suffit de sélectionner la plage horaire du rendez vous et de saisir directement l'objet du rendez-vous.
Pour le compléter, faites un double-clic sur une des bordures du rendez-vous.
Pour le déplacer, faites glisser le bord gauche au nouvel horaire ou jour.
Pour changer les horaires, faites glisser le bord supérieur ou inférieur.
Un clic droit sur le rendez-vous vous permettra de définir certaines options comme les catégories et la disponibilité.

**Créer un rendez-vous
Le calendrier d'Outlook permet de gérer son planning très simplement. Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez utiliser cette procédure.

Double clic sur le jour et l'heure voulu pour votre rendez-vous.
Saisir l'Objet, l'Emplacement, indiquer les dates et heures de Début et de Fin, choisir la Catégorie du calendrier et votre Disponibilité.
Définir un Rappel si vous voulez être prévenu de l'échéance du rendez-vous.
Vous pouvez aussi définir les Contacts concernés par ce rendez-vous (ne pas confondre avec les invités) ainsi que la Catégorie de ce rendez-vous.
Si vous cochez la case Privé, personne ne pourra voir votre rendez-vous.
Ajouter les éléments et le texte nécessaire au rendez-vous dans la fenêtre en dessous.
Cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer pour fixer votre rendez-vous sur le calendrier.

**Définir un rendez-vous répétitif
Certains rendez-vous peuvent avoir une périodicité plus ou moins importante. Outlook vous permet de créer un rendez vous répétitif afin de ne pas avoir à saisir plusieurs fois les mêmes informations ni faire du copier / coller.

**Créer ou modifier un rendez-vous en faisant un double clic dessus.
Cliquer sur le bouton Périodicité et définir les choix.
Cliquer sur OK puis sur Enregistrer et fermer pour placer tous les rendez-vous sur le calendrier.

**Planifier une réunion
Outlook permet de planifier facilement une réunion avec plusieurs collaborateurs qui se trouvent soit sur votre serveur Exchange, soit qui ont un Passeport MicroSoft et qui se sont inscrit au service de publication des disponibilités sur Internet.

**Créer ou modifier un rendez-vous en faisant un double-clic dessus.
Cliquer sur le bouton Inviter des participants afin de transformer votre rendez-vous en réunion.
Cliquer ensuite sur le bouton A... afin de choisir les participants à votre réunion et cliquer sur OK pour revenir aux paramètres de la réunion.
Activer ensuite l'onglet Planification afin de voir les disponibilités des participants et, éventuellement, demander à Outlook de trouver automatiquement une période adéquate convenant à tous les participants en cliquant sur le bouton Sélection automatique suivante.
Cliquer sur le bouton Envoyer pour faire parvenir une invitation aux participants.

**Répondre à une invitation
Lorsqu'une réunion a été planifiée par une autre personne, vous recevez un message qui comporte des boutons d'acceptation ou de refus de la réunion.

Double clic sur le message (l'invitation) pour l'ouvrir afin de visualiser les boutons de votes et de pouvoir y répondre le plus facilement possible.
Cliquer sur l'un des boutons suivant pour :
0. Accepter : la réunion est ajoutée dans votre calendrier et une acceptation est renvoyée à l'organisateur.
0. Provisoire : même chose que l'acceptation, mais la disponibilité est définie à Provisoire.
0. Refuser : l'organisateur reçoit un refus et la réunion n'est pas ajoutée dans votre calendrier.
0. Proposition d'un nouvel horaire : l'organisateur recevra une contre proposition qu'il pourra accepter ou pas. La réunion n'est pas ajoutée à votre calendrier.
0. Calendrier : permet de visualiser son calendrier sans sortir de la réponse afin de voir les éventuelles impossibilités que n'aurait pas vues l'organisateur. Cliquer ensuite sur le bouton de fermeture, en haut à droite, afin de revenir à l'invitation.
Compléter le message que vous allez renvoyer à l'organisateur et cliquer sur le bouton Envoyer.

**Gérer les réponses à la demande de réunion
Quand vous avez planifié une réunion, vous devez à tout moment savoir ou en est cette planification et de la façon la plus synthétique et simple possible.

Double clic sur la réunion pour l'ouvrir.
Activer l'onglet Suivi afin d'avoir l'état de la réunion.
Si certaines personnes vous ont répondu autrement que par la messagerie, vous pouvez indiquer leurs réponses en choisissant dans la liste Réponse.
Cliquer sur le bouton OK puis sur Enregistrer et fermer pour terminer.

Vous pouvez aussi ajouter ou supprimer des participants, et/ou modifier le lieu et la date de la réunion.
Vous cliquerez sur le bouton Envoyer la mise à jour afin de faire parvenir les modifications aux participants de la réunion.

**Publier son planning sur Internet / Intranet ou un réseau personnel
Vous pouvez publier votre planning sur un site Internet / Intranet ou même sur un réseau personnel, afin qu'il soit consultable par d'autres personnes.

Menu Fichier ,Enregistrer en tant que page Web.
Dans la partie Durée, indiquer les dates de début et de fin que vous désirez publier.
Dans la partie Options, cocher la case Inclure les détails des rendez-vous si vous voulez que les informations complémentaires des rendez-vous soient visibles ou pas et choisir éventuellement l'image de fond (très sobre et peu colorée pour la lisibilité) de votre planning.
Dans la partie Enregistrer sous, saisir le titre de votre calendrier et dans le nom du fichier, saisir l'emplacement de stockage et le nom de la page de démarrage.
Exemple : ftp://domaine/dossier/index.htm
Ou encore sur MSN si vous possédez un Passeport : http://www.msnusers.com/My%20Web%20Documents/Documents/index.htm.
Cocher ensuite la case Ouvrir la page Web enregistrée dans le navigateur, afin de pouvoir vérifier, après la publication, si tout c'est bien passé.
Cliquer sur le bouton Enregistrer pour lancer la publication.

Si vous possédez un compte de messagerie chez un fournisseur, il est fort probable que vous ayez aussi un espace Web gratuit pour stocker vos pages personnelles. Il suffit généralement de demander l'accès à votre FAI. Si vous possédez un Passeport Microsoft, vous avez la aussi la possibilité de stocker vos données sur un espace Web mis gracieusement à votre disposition.



Tâches

Quand un événement n'est pas défini précisément dans le temps, vous pouvez utiliser les tâches afin de prévoir un moment pour le planifier, le réaliser et afficher son état d’avancement.

Modifier l'affichage de la liste des tâches
Il existe plusieurs modes d'affichage des tâches; à vous de trouver celui qui convient le mieux a ce que vous désirez voir.
Dans le Volet de navigation sous la rubrique Affichage en cours, choisissez un des modes suivants pour :
0. Liste simple : la liste de toutes les tâches passées, futures ou terminées.
0. Liste détaillée : même chose que la précédente mais avec un maximum de détails.
0. Tâches en cours : uniquement les tâches non terminées.
0. Les 7 prochains jours : ce que vous avez à faire dans les jours suivants.
0. En retard : toutes les tâches qui ont une date d'échéances dépassées.
0. Par catégorie : classé par les catégories que vous avez affectées à chaque tâche. Ceci permettant de retrouver rapidement un type de tâche.
0. Affectation : tâche que vous avez affectée à certaines personnes.
0. Par personne responsable : classées pas personne ayant affecté ces tâches.
0. Tâches achevées : permet de voir que vous avez quand même fait quelque chose, ou inversement, que vous en avez encore beaucoup à faire ;-).
0. Affichage chronologique : donne un aperçu des tâches ayant une date de début et de fin.
Afin de voir/masquer les détails des tâches en cliquant sur une tâche : menu Affichage, Volet de lecture et choisir son emplacement.

Créer une tâche rapidement
Pour de créer rapidement une tâche sans donner tous les détails ni date d'échéance, il suffit de cliquer dans la ligne "Cliquer ici pour ajouter un nouvel élément tâche" et de saisir directement l'objet de la tâche.
Pour la compléter, faites un double-clic sur une la tâche. Vous pourrez tout modifier et donner un maximum de détails.
Pour changer la date d'échéance, choisissez une nouvelle date dans la liste Échéance.

Créer une tâche
Le gestionnaire de tâches permet de créer des tâches en indiquant un maximum d'informations. Ceci peut-être important surtout si vous décidez d'affecter cette tâche à une autre personne en cours de route.

Cliquer sur le bouton Nouveau dans la barre d'outils.
Saisir l'Objet, indiquez les dates de Début et d'Échéance, l'État, la Priorité et le % achevé actuellement.
Définir un Rappel si vous voulez être prévenu.
Vous pouvez aussi définir les Contacts concernés par cette tâche ainsi que la Catégorie de cette tâche.
Si vous cochez la case Privé, personne ne pourra voir cette tâche.
Ajouter les éléments et le texte nécessaire à la tâche dans la fenêtre en dessous.
Cliquer sur l'onglet Détails afin de saisir les informations complémentaires concernant la facturation.
Cliquer sur le bouton Enregistrer et fermer pour terminer.

Définir une tâche répétitive
Certaines tâches peuvent être à répéter aussitôt qu'elles seront finies. Outlook vous permet de créer une tâche répétitive afin de ne pas avoir à saisir plusieurs fois les mêmes informations ni faire du copier / coller.

Créer ou modifier une tâche en faisant un double clic dessus.
Cliquer sur le bouton Périodicité et définissez vos choix.
Cliquer sur le bouton OK puis sur Enregistrer et fermer pour placer tous les rendez-vous sur le calendrier.

Affecter une tâche à quelqu'un
Afin de suivre certains travaux que vous n'avez pas à effectuer, vous pouvez affecter la tâche à la personne de votre choix.

Créer ou modifier une tâche et cliquer sur le bouton Assigner une tâche.
Cliquer ensuite sur le bouton A... afin de choisir le ou les exécutant(s) de la tâche, OK pour revenir aux paramètres de la tâche.
Cliquer sur le bouton Envoyer pour faire parvenir une demande d'exécution aux destinataires.

Répondre à une demande de tâche
Lorsqu'une tâche vous a été affectée, vous recevez un message qui comporte des boutons d'acceptation ou de refus de la tâche.

Cliquer sur l'un des boutons suivants pour :
0. Accepter : afin d'ajouter cette tâche à votre gestionnaire de tâches et de répondre positivement au demandeur.
0. Refuser : afin de signifier votre refus d'exécuter cette tâche qui n'apparaîtra pas dans la liste des tâches.
0. Assigner une tâche : pour charger quelqu'un d'autre d'effectuer cette besogne (à noter qu'il se peut très bien que la tâche finisse par revenir à celui qui en a fait la demande en premier J ).
Compléter le message que vous allez renvoyer au demandeur et cliquer sur le bouton Envoyer.

Remarque : Mise à jour
Automatiquement, à chaque modification de la tâche, le demandeur recevra une notification d'avancement avec les mises à jours.



Gérer vos Notes
Au lieu de chercher de partout un bout de papier et un style qui ne fonctionnera pas, vous pouvez utiliser les Notes d'Outlook, sorte de Post'It® mais qui ne se décolle pas de l'écran et qui sont toujours à portés de main.

Pour commencer, vous devez activer le dossier des notes en cliquant sur le bouton Notes en bas du volet de navigation.
Si ce dernier n'est pas affiché, vous pouvez ouvrir le menu Atteindre, Notes (ou les touches CTRL+5).
Double-clic dans la partie vierge à droite ou cliquer sur le bouton Nouveau.
Saisir alors votre texte.
Fermer la note en cliquant sur la croix en haut à droite, elle sera enregistrée automatiquement.
0. Faites un clic droit sur la note pour changer sa Couleur, l'affecter à une Catégorie ou la Supprimer.
0. Il est aussi possible de faire glisser la note directement sur le bureau afin qu'elle soit utilisée indépendamment d'Outlook.
0. Dans le volet de navigation vous pourrez choisir le mode d'affichage des notes.
0. Si vous gardez le mode d'affichage Icônes, les boutons Grandes icônes, Petites icônes et Liste de la barre d'outils permettront de définir la taille des notes.

Soirée du 2 février 2006

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